Você pode ter uma ideia de como será sua estratégia geral de facilities, mas nunca conseguirá administrar nenhuma instalação com sucesso se não tiver um bom relacionamento com as pessoas que prestam serviços no nível local.

Dedicar tempo para construir um bom relacionamento com os funcionários da manutenção, recepcionistas, equipe de limpeza e serviço de buffet pode evitar muitas dores de cabeça a longo prazo.

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“Nunca, jamais, durma em cima dos zeladores/faxineiros e secretárias/assistentes. Eles são, sem dúvida, suas minas de ouro para descobrir o que está acontecendo no prédio.” — Gerente de Facilities, Reino Unido.

Criar o hábito de documentar tudo ajudará você a ter um bom começo, mas também economizará muito tempo no futuro, e você estará prestando um serviço aos futuros gerentes de facilities ao mesmo tempo.

Para começar, faça uma lista de todos os equipamentos em seus prédios, onde eles estão localizados e quando foram atualizados/consertados pela última vez, e digitalize todos os manuais para que você possa acessar uma versão digital caso precise.

Isso economizará dinheiro sempre que você receber um reparo ou ordem de serviço, e ter acesso ao histórico de manutenção lhe dará uma ideia melhor do que vale a pena consertar e o que deve ser substituído.

“Em geral, invista tempo na parte administrativa (talvez delegue a alguém a tarefa de preencher as informações). Depois de fazer a configuração original de todos os seus RRT, pastas e pastas aninhadas, você verá que o futuro será muito mais fácil.” — Gerente de Facilities, Local desconhecido.